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Karte statt Bargeld - EC-Cash und Lastschrift entlasten die Ärzte
Neues Quartal, neue Praxisgebühr: Alle drei Monate müssen Ärzte beim ersten Praxisbesuch eines Kassenpatienten wieder zehn Euro einziehen. Der Ansturm ist Grund genug, Alternativen zum Bargeld anzupeilen - für die Praxisgebühr und für die Bezahlungen von Zusatzleistungen. Einige Kollegen haben gute Erfahrungen gemacht.
Für die Patienten von Doktor und Doktor ist das Bezahlen mit EC-Karte Routine. Fast 90 Prozent von ihnen zücken in der Norderstedter Gemeinschaftspraxis die Karte, obwohl das Terminal erst seit wenigen Monaten in der Praxis eingesetzt wird.
"Das klappt einwandfrei", sagt Internist Doktor. Außer seinen Arzthelferinnen, die die Patienten hervorragend auf das Zahlen per Karte vorbereitet hätten, macht er eine telefonische Hotline der Praxis mit verantwortlich für das weitgehend bargeldlose Bezahlen. Wer bei Doktor und Allgemeinmediziner Doktore nur ein Rezept abholen möchte oder einen Überweisungsschein benötigt, kann seine Wünsche über die Hotline auf Band sprechen und zu bestimmten Tageszeiten in die Praxis kommen. Zugleich erhält man auf dem Band schon den Hinweis: "Es wäre nett, wenn Sie statt zehn Euro in bar Ihre EC-Karte mitbringen würden."
Daran halten sich fast alle - zur Erleichterung Doktors, der mit Einführung der Praxisgebühr große organisatorische Probleme auf seine Praxis zukommen sah. "Wir haben uns schon lange mit dem Gedanken getragen, ein Kartenterminal anzuschaffen. Die Einführung der Praxisgebühr war dann der auslösende Moment", berichtet Doktor.
Ein Gerät, zwei Alternativen
Der Doktor aus Schleswig-Holstein hat die Anschaffung des Kartenterminals im Dezember vergangenen Jahres nicht bereut. Das Terminal ist für das Elektronische Lastschriftverfahren (ELV) und für Electronic Cash (EC) ausgerüstet. Bei den meisten Patienten genügt der Praxis das Lastschriftverfahren. Auf eine Zahlungsgarantie wird damit bei kleineren Beträgen verzichtet. Alle Beträge über zehn Euro aber - also zum Beispiel Rechnungen von Privat- oder IGeL-Patienten - werden über EC-Cash mit PIN-Nummer und Zahlungsgarantie bezahlt.
Geldkarte oder EC-Cash online
Darin liegt der entscheidende Vorteil des relativ teuren EC-Cash-Verfahrens im Vergleich zur Lastschrift: Die vom Patienten vorgelegte Karte wird online autorisiert, im Gegenzug wird der Praxis die Zahlung von der Bank garantiert. Zwei Varianten werden beim Electronic Cash unterschieden:
- · Electronic Cash online: Die vom Patienten am Terminal eingegebene PIN-Nummer wird online kontrolliert, bevor die Bank des Patienten die Zahlung freigibt und damit der Praxis den Zahlungseingang garantiert.
- · Geldkarten-Funktion: Viele EC-Karten haben einen Chip, auf dem, wie bei einer Geldkarte, ein bestimmtes Guthaben gespeichert ist. Über das Terminal kann das Guthaben offline um den gewünschten Betrag reduziert werden. Der Betrag wird dem Konto des Arztes gutgeschrieben. Wenn das Guthaben auf der Karte erschöpft ist, kann der Karteninhaber den Chip wieder auffüllen.
- Lastschrift online oder offline
Deutlich mehr Patienten bezahlen in Köhlers Praxis aber mit dem Lastschriftverfahren, von dem es auch zwei Varianten gibt:
- · Point of Sale ohne Zahlungsgarantie (PoZ): Beim PoZ erhält der Patient am Terminal einen Lastschriftbeleg ausgedruckt, den er unterschreiben muß. Online wird die Karte dann mit einer Liste gesperrter Karten, die von Zahlungsabwicklern gepflegt wird, verglichen. Steht die Karte des Patienten auf der Liste, wird der Bezahlvorgang abgebrochen.
- · Elektronisches Lastschriftverfahren (ELV) offline: die günstigste Variante mit minimalen Gebühren. Wenn die Karte durch das Lesegerät gezogen wird, werden die Daten für die Bankverbindung des Patienten erfaßt. Ein ausgedruckter Beleg wird vom Patienten unterschrieben. Anschließend erzeugen Praxis- oder Banksoftware die Zahlungsdateien, die etwa per Diskette bei der Bank eingereicht werden können.
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Kartenzahlung bei hohen Beträgen
Bargeldlose Zahlungsverfahren rechnen sich nicht nur für den Einzug der Praxisgebühr. In manchen Praxen steht schon lange ein EC-Karten-Terminal, über das Patienten auch höhere Rechnungen, etwa für Zusatzleistungen bezahlen. EC-Cash online mit Zahlungsgarantie ist in diesem Fall das sicherste Verfahren.
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Bei beiden Verfahren sollte darauf geachtet werden, daß das Bezahlsystem mit der Praxis-EDV zusammenarbeitet. So lassen sich Doppelerfassungen, zum Beispiel der Bankverbindung, vermeiden, und auch die Buchung erfolgt automatisch.
Lastschrift und EC-Cash online haben auch beide den Vorteil, daß sich damit die Bargeldbestände in der Praxis minimieren lassen. EC-Cash bietet eine Zahlungsgarantie, ist aber auch teurer und blockiert die Telefonleitung. Unter Umständen muß sogar über eine erweiterte Telefonanlage nachgedacht werden. Die günstigeren Lastschriften bieten keine Zahlungsgarantie und können so unter Umständen Folgekosten bei Forderungsausfällen nach sich ziehen.
Vom gewünschten Zahlungsverfahren ist abhängig, welche Art von Terminal eine Praxis anschaffen sollte. Wer wie Köhler Wert darauf legt, daß per Lastschrift und EC-Cash bezahlt werden kann, muß etwas mehr investieren als Praxen, die nur auf Lastschriften setzen.
Neue Sicherheitsstandards
Vor der Auswahl eines Kartenterminals sollten sich Ärzte genau informieren. Denn: "Es sind noch veraltete Geräte auf dem Markt", warnt etwa Helmut Abandowitz vom Kieler Dienstleister Paycom. Vermeintlich günstige Angebote könnten Ärzte aber teuer zu stehen kommen, wenn das Terminal nicht den ab 2005 geltenden Sicherheitsstandards EMV (Eurocard, Mastercard und Visacard) für Kreditkarten und OPT (Online Personalisiertes Terminal) genügt. Sie müssen dann in neue Geräte investieren oder in Kauf nehmen, daß sie bei Zahlungsausfällen selbst haften.
Geräte nach neuen Standards kosten in der einfachsten Version, also als Terminal ohne EC-Cash-Funktion, in der Regel rund 700 bis 900 Euro oder monatlich rund zwölf bis 15 Euro. Wer auch EC-Cash anbieten will, benötigt dazu noch ein PIN-Pad, das mit rund 150 Euro zu Buche schlägt oder monatlich fünf Euro zusätzlich.
Außer stationären Terminals gibt es auch schnurlose mit Festnetzstation oder mobile Geräte. Vor dem Kauf muß sich jeder Arzt überlegen, wo er die Praxisgebühr einziehen muß und ob das überall mit Karte geschehen soll.
Am einfachsten ist es, wenn die Karte am Empfangstresen eingelesen wird. Dort sind in aller Regel auch Telefon- und Stromanschluß vorhanden und damit die Voraussetzungen für den Anschluß eines stationären Terminals erfüllt. Wer Empfang und Kartenzahlung räumlich trennen möchte, sollte über ein portables Terminal nachdenken. Diese schnurlosen Geräte können auch in anderen Praxisräumen eingesetzt werden. Mobile Geräte dagegen sind für Ärzte zu empfehlen, die bei ihren Hausbesuchen viele Kartenzahler unter den Patienten haben.
Portable Geräte kosten meist einige hundert Euro mehr als stationäre, auch die Miete ist etwas höher. Noch höher liegen die Preise für mobile Geräte, die meist über 1000 Euro in der Anschaffung und gemietet zwischen 26 und über 40 Euro im Monat kosten. Auch kombinierte Lösungen sind möglich, schlagen aber zusätzlich zu Buche. Sie können unter Umständen sinnvoll sein - etwa ein stationäres Gerät für den Tresen in der Gemeinschaftspraxis und ein mobiles für den Hausbesuch.
Umsatz-Splitting spart Geld
Viele der modernen Geräte ermöglichen bei entsprechender Software auch ein Umsatzsplitting. Das ist wichtig zum Beispiel für Praxisgemeinschaften: Über ein Lesegerät können die Beträge wahlweise dem Konto des gerade behandelnden Arztes gutgeschrieben werden. Unabhängig von den Herstellern gilt, daß Anschaffung oder Miete um so höher liegen, je mehr Ansprüche die Nutzer stellen.
Außer Anschaffungskosten und Monatsmieten sollten Ärzte die Transaktionskosten beachten. Besonders in Praxen, die wie bei Doktor viele Patienten haben, die mit Karte bezahlen, können über diesen Posten hohe Summen zusammenkommen. Je mehr Zahlungsvorgänge es gibt, um so niedriger sollten die Kosten pro Transaktion sein. Der Dienstleister Deutsche EC-Cash Systeme zum Beispiel rät: "Bei günstigen Transaktionskosten können Sie lieber eine höhere Gerätemiete vereinbaren. Unter dem Strich entscheidet die Höhe der Transaktionsgebühr über Ihre Gesamtkosten."
Die Unterschiede bei den Transaktionskosten sind beträchtlich. Ein marktüblicher Preis sind zehn Cent pro Buchung bei EC-Cash online. Das läßt sich in Praxen mit vielen Kartenzahlern teils drücken, indem festgelegt wird, daß ab einer bestimmten Transaktionszahl der Preis sinkt. Auch die Lösung Doktors - bei kleineren Beträgen Lastschrift mit geringen Transaktionskosten, bei höheren Beträgen EC-Cash-online - ist ein praktikabler Weg. Welche Lösung im Einzelfall sinnvoll ist, muß sich jeder Praxisinhaber in Ruhe durchrechnen.
Die Anschaffung von Kartenterminals lohnt sich nicht nur für Praxen, in denen viele Patienten die Praxisgebühr mit Karte bezahlen. Auch für Praxen mit IGeL-Patienten sind die Terminals eine Option.
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